jueves, 29 de noviembre de 2012

Sanción por compartir fichero con datos por eMule

En la resolución R/02437/2012 de la AEPD se puede ver la sanción que puede sufrir una empresa por no tener implantadas las medidas de seguridad que exige la LOPD.
Con fecha 16 de julio de 2007, tuvo entrada en la AEPD un correo electrónico de la Policía Local del Concello de Ourense, en el que manifiesta que el día 10 de ese mes han encontrado y descargado un archivo de un usuario de Internet, en entorno compartido Emule, siendo el nombre del archivo “PONFERRADA AFILIADOS FIA BIERZO ACCESS 2000.MDB”. En fecha 10/7/2007 a las 16:21 horas se identificó la IP del usuario de emule que compartía el citado archivo, resultando ser la ***IP.1.
Una vez realizada la inspección de la AEPD, se verifica que la base de datos se compone de diferentes tablas entre las que se encuentran las denominadas “AFILIADO” y “EMPRESAS”, verificando que la primera se compone de 2.890 registros. Dicha base de datos corresponde a una aplicación informática utilizada para la gestión del fichero que se encuentra alojada en un servidor ubicado en la propia secretaría de la organización sindical donde se realiza la inspección. El problema se ocasionó porque un usuario permitió que el archivo pudiera ser compartido por otros a través de eMule, aunque no está probado que el mismo lo hiciera conscientemente y con la intención de dar a conocer o difundir este archivo, ni que con ello pretendiera perjudicar a los afiliados o a la organización sindical FIA-UGT de la comarca del Bierzo.
Resultado: Sanción de 6.000€ a la FEDERACIÓN ESTATAL DE INDUSTRIAS AFINES DE LA UNIÓN GENERAL DE TRABAJADORES por una infracción del artículo 9.1 de la LOPD, tipificada como grave.
Los usuarios han de ser formados en el uso adecuado de la informática
IMPORTANTE
No deben instalarse aplicaciones para compartir archivos en equipos utilizados para el tratamiento de datos personales.

jueves, 22 de noviembre de 2012

Almacenamiento de la documentación en formato papel (facturas, albar., etc.)

Los dispositivos utilizados para el almacenamiento de los documentos que contengan datos personales deben disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura a las personas no autorizadas para acceder a dicha documentación.
Es decir, se debe almacenar dicha documentación (los archivadores con las facturas, albaranes, nóminas, etc.), en armarios, cajoneras, etc. que dispongan de cerradura con llave u otro dispositivo similar. Obviamente, solo deben disponer de la llave las personas autorizadas a acceder a dicha documentación y los dispositivos deben permanecer cerrados mientras no sea necesario acceder a los documentos almacenados en ellos.
¿Y qué hacemos si los armarios no disponen de cerradura?
En este caso, la normativa nos indica que si las características físicas no permiten adoptar esta media, el responsable del fichero adoptará medidas que impidan el acceso de personas no autorizadas.
Estas medidas pueden ser trasladar toda esta documentación a un recinto aparte cerrado con llave, u otra similar, que garantice que los documentos no van a ser accedidos por alguien no autorizado.

A TENER EN CUENTA

Las medidas de seguridad descritas en el Documento de Seguridad deben cumplirse.